MANAJEMEN
DAN TEKNIK PERSIDANGAN*
I.
Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa
Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang
manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti
bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti
bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan
jadwal.
Berangkat dari pengertian manajemen
diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam hal apapun yang berkaitan dengan
organisasi harus dapat menerapkan manajemem didalamnya yang berfungsi sebagai
stabilitator organisasi. Hal lain yang berkaitan dengan manajemen adalah
efektifitas kerja organisasi, efektifitas ini berarti bahwa tujuan organisasi
dalam program kerja dapat dicapai sesuai dengan perencanaan.
II.
Pengambilan
keputusan dalam organisasi
Pengambilan keputusan dalam
organisasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, dan istilahnya sesuai dengan
gaya organisasi tersebut yang disesuaikan dengan AD/ART masing-masing
organisasi. Berikut adalah macam-macam cara pengambilan keputusan :
- Rapat
adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi
dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului
oleh konflik.
- Musyawarah
adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran
informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh
konflik
- Sidang
adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan
dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis)
dengan diawali oleh konflik.
III.
TEKNIS
PERSIDANGAN
Sidang adalah sebuah media diskusi yang melibatkan lebih
dari 2 orang dengan materi pembahasan yang telah disepakati bersama.
A.
Pengertian
Tehnik Persidangan
Adalah suatu mekanisme atau cara untuk mengatur jalannya
sebuah peraturan persidangan agar tercipta sebuah forum persidangan yang tertib
dan teratur dengan mencapai tujuan mufakat bersama di dalam suatu organisasi.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas
masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan
sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada
seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan
tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju
ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
persidangan/rapat:
- Tempat/ruangan
- Waktu
- Agenda
acara/pembahasan
- Perlengkapan
dan peralatan
- Peserta
- Tata
tertib
- Pimpinan
sidang/rapat
- Keputusan/kesimpulan
sidang/rapat
B.
Bentuk
– Bentuk Persidangan
- Sidang Terbuka : sebuah forum persidangan yang dihadiri
oleh berbagai kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia
pelaksana(Organizing Committee (OC) dan Steering Committee(SC))
- Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka
hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta
sidang dan Steering Committee, Sidang Formatur.
C.
JENIS
PERSIDANGAN
- Sidang Pleno
-
Sidang
Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
-
Sidang
Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
-
Sidang
Pleno dipandu oleh Steering Committee
-
Sidang
Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
- Sidang Komisi
-
Sidang
Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
-
Anggota
masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang
Pleno
-
Sidang
Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
-
Pimpinan
Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
-
Sidang
Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
3.
Sidang Paripurna
-
Sidang Paripurna
diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
-
Sidang Paripurna
dipimpin oleh Presidium Sidang
-
Sidang Paripurna
mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
D.
INSTRUMENT
PERSIDANGAN
1.
Peserta
Sidang:
Peserta sidang dalam sebuah forum
persidangan dibedakan menjadi beberapa yaitu:
a. Peserta sidang penuh adalah peserta
yang ditunjuk dan khusus didelegasikan untuk mengikuti jalanya persidangan dari
awal sampai akhir persidangan
b. Peserta sidang peninjau adalah
peserta sidang yang hanya ditunjuk untuk didelegasikan segbagai pengamat
sebagai undangan(tamu sidang)
c. Sterring Committee adalah pengarah
acara forum persidangan yang menyiapkan draft persidangan dan bertanggungjawab
secara penuh pada semua aktifitas persidangan dari awal sampai akhir
2.
Perangkat
Keras
Adalah perangkat yang diperlukan
sebagai kebutuhan skunder dalam melaksanakan sebuah forum persidangan yang
berhubungan dengan fasilitas seperti:
a. Ruangan, ada 3 macam model ruangan
untuk melaksanakan sebuah forum persidangan yaitu ruang berbentuk U (tapal
kuda), ruang berbentuk persegi panjang dan ruang berbentuk lingkaran (meja
bundar).
b. Alat alat tulis
c. Meja kursi, palu sidang, sound
system dan alat bantu lainnya.
E.
ATURAN
PERSONALIA SIDANG
1.
PESERTA
Hak
peserta:
a.
Hak
Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan
kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b.
Hak
Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.
Hak
Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.
Hak
Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban
peserta:
a.
Mentaati
tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.
Menjaga
ketenangan/harmonisasi persidanga
2.
PENINJAU
DAN UNDANGAN
Hak
Peninjau dan Undangan:
Hak
Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan
kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban
Peninjau dan Undangan:
a.
Mentaati
tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.
Menjaga
ketenangan/harmonisasi persidangan
3.
PRESIDIUM
SIDANG
a. Presidium Sidang dipilih dari dan
oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b. Presidium berjumlah ganjil (Presidium
I, Presidium II dan Presidum III)
c. Presidium Sidang bertugas untuk
memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati
peserta
d. Presidium Sidang berkuasa untuk
memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
Syarat-syarat Presidium Sidang
·
Mempunyai sikap leadership
·
Mempunyai pengetahuan yang cukup
·
Bijaksana dan bertanggung jawab
·
Peka terhadap situasi dan cepat
untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis
Sikap Presidium Sidang
§ Simpatik dan menarik
§ Disiplin
§ Sopan dan hormat dalam kata-kata dan
perbuatan
§ Bersikap adil dan bijaksana terhadap
peserta
§ Menghargai pendapat orang lain
(peserta)
F.
INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam
sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang
tersebut.
b. Interupsi
Poin of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu
menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
c. Interupsi
Poin of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau
informasi yang butuh klarifikasi.
d. Interupsi
Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang
dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
e. Interupsi
Poin of Order
Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang
(termasuk petugas sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.
G.
ATURAN
KETUKAN PALU
Palu sidang
merupakan lambang otoritas pimpinan sidang dan penentu keabsahan ketetapan atau
keputusan sidang. Palu sidang ini berperan nyata bila ketukan sesuai aturan
konvensional yang berlaku.
Adapun aturan ketukan palu dalam sidang yaitu:
1
kali ketukan
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
- Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin
perpoin (keputusan sementara).
- Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak
gaduh.
- Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang
waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
- Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru.
2
kali ketukan :
Untuk
menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat,
lobying, sholat, makan.
3
kali ketukan :
- Membuka/menutup sidang atau
acara resmi.
- Mengesahkan keputusan final
/akhir hasil sidang.
H.
ISTILAH
PERSIDANGAN
- Pending,
adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis
atau prinsip.
- Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara
waktu.
- Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan, jika di dalam forum tidak
menemukan suatu keputusan mufakat diantara 2 orang peserta atau lebih.
- Votting ialah suatu bentuk pengambilan putusan
berdasarkan suara terbanyak, jika sebelumnya telah diadakan lobiying belum
juga menemukan kemufakatan.
- Mufakat ialah pengambilan putusan bersama berdasarkan
hasil putusan forum yang disepakati secara bersama-sama.
I.
QUORUM
DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MUFAKAT
- Persidangan dinyatakan syah/quorum
apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 3/4 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC)
- Setiap keputusan didasarkan
atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui
suara terbanyak 3/4 dari peserta yang hadir di persidangan
- Bila dalam pengambilan
keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan
lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
*Disampaikan
oleh Simiati Nurwakidin (Ketua DPM KMJ PLS) dalam Latihan Kepemimpinan
Mahasiswa Sabtu, 26 Januari 2013 di Bookstore Lt.3 FIP UPI
