Minggu, 24 November 2013

Manajemen dn Teknik Persidangan

MANAJEMEN DAN TEKNIK PERSIDANGAN*


I.                    Manajemen
            Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
            Berangkat dari pengertian manajemen diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam hal apapun yang berkaitan dengan organisasi harus dapat menerapkan manajemem didalamnya yang berfungsi sebagai stabilitator organisasi. Hal lain yang berkaitan dengan manajemen adalah efektifitas kerja organisasi, efektifitas ini berarti bahwa tujuan organisasi dalam program kerja dapat dicapai sesuai dengan perencanaan.

II.                Pengambilan keputusan dalam organisasi
            Pengambilan keputusan dalam organisasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, dan istilahnya sesuai dengan gaya organisasi tersebut yang disesuaikan dengan AD/ART masing-masing organisasi. Berikut adalah macam-macam cara pengambilan keputusan :
  1. Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
  2. Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik
  3. Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.

III.             TEKNIS PERSIDANGAN
Sidang adalah sebuah media diskusi yang melibatkan lebih dari 2 orang dengan materi pembahasan yang telah disepakati bersama.

A.                Pengertian Tehnik Persidangan
Adalah suatu mekanisme atau cara untuk mengatur jalannya sebuah peraturan persidangan agar tercipta sebuah forum persidangan yang tertib dan teratur dengan mencapai tujuan mufakat bersama di dalam suatu organisasi. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:
  1. Tempat/ruangan
  2. Waktu
  3. Agenda acara/pembahasan
  4. Perlengkapan dan peralatan
  5. Peserta
  6. Tata tertib
  7. Pimpinan sidang/rapat
  8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat

B.                Bentuk – Bentuk Persidangan
  1. Sidang Terbuka : sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia pelaksana(Organizing Committee (OC) dan Steering Committee(SC))
  2. Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering Committee, Sidang Formatur.

C.                JENIS PERSIDANGAN
  1. Sidang Pleno
-                 Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
-                 Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
-                 Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
-                 Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

  1. Sidang Komisi
-                 Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
-                 Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
-                 Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
-                 Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
-                 Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3.     Sidang Paripurna
-                Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
-                Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
-                Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

D.                INSTRUMENT PERSIDANGAN
1.        Peserta Sidang:
Peserta sidang dalam sebuah forum persidangan dibedakan menjadi beberapa yaitu:
a.       Peserta sidang penuh adalah peserta yang ditunjuk dan khusus didelegasikan untuk mengikuti jalanya persidangan dari awal sampai akhir persidangan
b.      Peserta sidang peninjau adalah peserta sidang yang hanya ditunjuk untuk didelegasikan segbagai pengamat sebagai undangan(tamu sidang)
c.       Sterring Committee adalah pengarah acara forum persidangan yang menyiapkan draft persidangan dan bertanggungjawab secara penuh pada semua aktifitas persidangan dari awal sampai akhir
2.        Perangkat Keras
Adalah perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan skunder dalam melaksanakan sebuah forum persidangan yang berhubungan dengan fasilitas seperti:
a.       Ruangan, ada 3 macam model ruangan untuk melaksanakan sebuah forum persidangan yaitu ruang berbentuk U (tapal kuda), ruang berbentuk persegi panjang dan ruang berbentuk lingkaran (meja bundar).
b.      Alat alat tulis
c.       Meja kursi, palu sidang, sound system dan alat bantu lainnya.

E.                ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.        PESERTA
Hak peserta:
a.         Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b.        Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.         Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.        Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta:
a.         Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.        Menjaga ketenangan/harmonisasi persidanga

2.        PENINJAU DAN UNDANGAN
Hak Peninjau dan Undangan:
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau dan Undangan:
a.         Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.        Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.        PRESIDIUM SIDANG
a.       Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b.      Presidium berjumlah ganjil (Presidium I, Presidium II dan Presidum III)
c.       Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
d.      Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang
·           Mempunyai sikap leadership
·           Mempunyai pengetahuan yang cukup
·           Bijaksana dan bertanggung jawab
·           Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis 

Sikap Presidium Sidang
§   Simpatik dan menarik
§   Disiplin
§   Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
§   Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta
§   Menghargai pendapat orang lain (peserta)

F.                 INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
b.      Interupsi Poin of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
c.       Interupsi Poin of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.
d.      Interupsi Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
e.       Interupsi Poin of Order
Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.

G.               ATURAN KETUKAN PALU
            Palu sidang merupakan lambang otoritas pimpinan sidang dan penentu keabsahan ketetapan atau keputusan sidang. Palu sidang ini berperan nyata bila ketukan sesuai aturan konvensional yang berlaku. Adapun aturan ketukan palu dalam sidang yaitu:
1 kali ketukan
  1. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
  2. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
  3. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
  4. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
  5. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sholat, makan.
3 kali ketukan :
  1. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
  2. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

H.                ISTILAH PERSIDANGAN
  1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
  2. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
  3. Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan, jika di dalam forum tidak menemukan suatu keputusan mufakat diantara 2 orang peserta atau lebih.
  4. Votting ialah suatu bentuk pengambilan putusan berdasarkan suara terbanyak, jika sebelumnya telah diadakan lobiying belum juga menemukan kemufakatan.
  5. Mufakat ialah pengambilan putusan bersama berdasarkan hasil putusan forum yang disepakati secara bersama-sama.

I.                   QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MUFAKAT
  1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 3/4 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)
  2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak 3/4 dari peserta yang hadir di persidangan
  3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang


*Disampaikan oleh Simiati Nurwakidin (Ketua DPM KMJ PLS) dalam Latihan Kepemimpinan Mahasiswa Sabtu, 26 Januari 2013 di Bookstore Lt.3 FIP UPI





Tidak ada komentar:

Posting Komentar